Comprender su registro/información médica: cada vez que visita un hospital, un médico u otro proveedor de atención médica, se efectúa un registro de su visita. Por lo general, dicho registro contiene sus síntomas, análisis y resultados de análisis, diagnósticos, tratamientos y un plan de atención o tratamiento a futuro. Puede que también contenga correspondencia y otros documentos administrativos. Toda esta información, que comúnmente se denomina registro médico o de salud, sirve como lo siguiente:

• base para planificar su atención y tratamiento;
• medio de comunicación entre los muchos profesionales de la salud que forman parte de su atención;
• documento legal que describe la atención que recibió;
• medio por el cual usted o un tercero pagador pueden verificar que los servicios facturados efectivamente fueron proporcionados;
• herramienta para la formación de profesionales de la salud;
• fuente de datos para la investigación médica;
• fuente de información para los funcionarios de salud pública encargados de mejorar la salud de la nación;
• fuente de datos para la planificación y comercialización del centro;
• herramienta con la cual podemos evaluar y trabajar continuamente para mejorar la atención que prestamos y los resultados que logramos.

Sus derechos respecto de su información médica: si bien su registro médico es propiedad física del profesional de la salud o del centro que lo confeccionó, la información que allí aparece le pertenece a usted. Usted tiene derecho a lo siguiente:

• Inspeccionar y obtener una copia impresa o electrónica de su registro médico tal como figura en el conjunto de registros designado, según lo dispuesto en la R.S. 40:1299.96 y en el título 45 del Código de Regulaciones Federales (CFR), parte 164.524. Para eso, deberá presentar su solicitud por escrito a Specialists Hospital Shreveport, a la atención de: Director de SHS HIM, 1400 Line AVE, Shreveport, LA 71101, o a him@spechosp.com. Las excepciones incluyen notas de psicoterapia u otra información que pueda aparecer en el conjunto de registros designado. Esta organización puede denegar una solicitud en circunstancias específicas.
• Solicitar que se modifique su información médica cuando considere que es incorrecta o que está incompleta, según lo dispuesto en el título 45 del CFR, parte 164.528. Para eso, deberá presentar su solicitud por escrito a Specialists Hospital Shreveport, a la atención de: Director de SHS HIM, 1400 Line AVE, Shreveport, LA 71101, o a him@spechosp.com. “Modificar” se define como el derecho del paciente a agregar (o adjuntar) información sobre la cual no está de acuerdo y no implica eliminar, extraer o cambiar el contenido del registro. Esta organización puede denegar la solicitud de modificación por parte de un paciente en circunstancias específicas.
• Solicitar una restricción sobre determinados usos y divulgaciones de su información, según lo dispuesto en el título 45 del CFR, parte 164.522. Además, tiene derecho a solicitar que se limite la información médica que divulgamos sobre usted a alguien que esté a cargo de su atención o del pago de su atención, como un familiar o un amigo. Para eso, deberá solicitar a la recepcionista un formulario para completar en el momento de su visita al consultorio y presentarlo allí mismo, o enviar por correo su solicitud por escrito a Specialists Hospital Shreveport, a la atención de: Director de SHS HIM, 1400 Line AVE, Shreveport, LA 71101, o a him@spechosp.com. Todas las solicitudes deben presentarse por escrito. No estamos obligados a aceptar tales restricciones.
• Ser notificado tras una violación de su información médica protegida no asegurada en caso de que resulte afectado.
• Restringir determinadas divulgaciones de información médica protegida a un plan de salud donde la persona paga por completo de su bolsillo el dispositivo o servicio de atención médica.
• Optar por no recibir dichos comunicados, si una entidad cubierta pretende contactar a una persona para recaudar fondos para tal entidad cubierta.
• Obtener una copia en papel de la Notificación sobre prácticas de confidencialidad si lo solicita. La notificación estará disponible en la mesa de inscripciones. Dicha notificación también se encontrará en nuestro sitio web.
• Obtener un informe de las divulgaciones de su información médica, según lo dispuesto en el título 45 del CFR, parte 164.528. Para eso, deberá presentar su solicitud por escrito a Specialists Hospital Shreveport, a la atención de: Director de SHS HIM, 1400 Line AVE, Shreveport, LA 71101, o a him@spechosp.com.
• Solicitar comunicados sobre su información médica a través de medios alternativos o en ubicaciones alternativas, según lo dispuesto en el título 45 del CFR, parte 164.522. Para eso, deberá solicitar a la recepcionista un formulario para completar en el momento de su visita al consultorio y presentarlo allí mismo, o enviar por correo su solicitud por escrito a Specialists Hospital Shreveport, a la atención de: Director de HIM, 1400 Line AVE, Shreveport, LA 71101, o a him@spechosp.com. Esta organización querrá recibir una solicitud de comunicados confidenciales que sea razonable con respecto a los medios de comunicación alternativos.
• Revocar su autorización para utilizar o divulgar su información médica, excepto que ya se haya tomado otra medida. Para eso, deberá presentar su solicitud por escrito a Specialists Hospital Shreveport, a la atención de: Director de SHS HIM, 1400 Line AVE, Shreveport, LA 71101, o a him@spechosp.com. Una autorización puede revocarse en cualquier momento.

Nuestras responsabilidades: esta organización debe hacer lo siguiente:

• Mantener la confidencialidad de su información médica.
• Proporcionarle una notificación sobre nuestras obligaciones legales y las prácticas de confidencialidad con respecto a la información que recopilamos y conservamos sobre usted.
• Cumplir con los términos de esta notificación.
• Notificarle si no podemos aceptar una restricción solicitada.
• Admitir las solicitudes razonables que pueda tener para comunicar información médica a través de medios alternativos o en ubicaciones alternativas.

Estamos obligados a notificarle si se ha violado su información médica protegida. Se considera violación cuando ha habido un uso o divulgación no autorizada conforme a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) que compromete la confidencialidad o seguridad de la información médica protegida. Se aplicarán los requisitos de notificación según dicha disposición, a menos que podamos demostrar que existe una baja probabilidad de que su información médica protegida se haya visto comprometida. La notificación incluirá lo siguiente: 1) una breve descripción de lo sucedido, incluida la fecha de violación y la fecha en que se descubrió la violación; 2) los pasos que debe seguir para protegerse del posible daño resultante de la violación, y 3) una breve descripción de lo que estamos haciendo para investigar la violación, mitigar las pérdidas y protegerlo contra futuras violaciones. No todo uso o divulgación no permitida de información médica protegida constituye una violación denunciable. La determinación de si una violación no permitida es denunciable depende de si existe una probabilidad más que baja de que su información médica protegida se haya visto comprometida.

No utilizaremos ni divulgaremos su información médica sin su consentimiento o autorización, excepto según lo dispuesto por ley o lo descrito en esta notificación.

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y hacer que las nuevas disposiciones sean efectivas para toda la información médica protegida que conservamos. Si cambian nuestras prácticas de información, pondremos a su disposición la nueva versión cuando lo solicite.

Para obtener más información o para denunciar un problema: puede llamar a nuestro encargado de asuntos de confidencialidad al (318) 213-3749 o escribir a Specialists Hospital Shreveport, a la atención de: Director de HIM, 1400 Line AVE, Shreveport, LA 71101, o a him@spechosp.com. Si considera que se han violado sus derechos de confidencialidad, puede presentar una queja ante el gestor de prácticas o el secretario del Departamento de Salud y Servicios Sociales. No habrá represalias por presentar una queja.

Ejemplos de divulgaciones para tratamiento, pagos y operaciones médicas: de conformidad con la ley y el formulario de consentimiento que ha firmado:

Utilizaremos su información médica a los fines del tratamiento. Por ejemplo: la información obtenida por el personal de enfermería, un médico u otro integrante del equipo de atención médica quedará asentada en su registro y se utilizará para determinar el esquema de tratamiento que sea mejor para usted. El médico documentará en su registro sus expectativas sobre los integrantes del equipo de atención médica. Luego, los integrantes del equipo de atención médica registrarán las medidas tomadas y sus observaciones. De ese modo, el médico sabrá de qué manera usted responde al tratamiento. También le proporcionaremos a su médico o a un proveedor de atención médica posterior las copias de diversos informes que lo ayudarán a recetarle un tratamiento luego de que haya recibido el alta hospitalaria.

Utilizaremos su información médica para los pagos. Por ejemplo: puede que se le envíe una factura a usted o a un tercero pagador. La información en la factura o junto con esta puede incluir datos que lo identifiquen, así como también su diagnóstico, los procedimientos y suministros utilizados. En caso de que no se efectúe el pago, también podemos proporcionar información limitada a agencias de cobro, abogados, agencias de informes crediticios y otras organizaciones, según sea necesario a los fines de cobrar los servicios prestados.

Utilizaremos su información médica para las operaciones médicas habituales. Por ejemplo: los integrantes del personal médico y la gestión de prácticas pueden utilizar la información de su registro médico para evaluar la atención y los resultados en su caso y en otros casos similares. Tal información se usará a los efectos de mejorar en forma continua la calidad y efectividad de la atención médica y los servicios que ofrecemos.

Otros usos y divulgaciones permitidas:

Exigido por ley: según lo exija la ley, podremos utilizar y divulgar su información médica.

Con su autorización: podemos divulgar su información médica a cualquier persona que cuente con su autorización por escrito.

Socios comerciales: nuestra organización presta algunos servicios por medio de contratos con socios comerciales. Los ejemplos incluyen pruebas de diagnóstico, determinados análisis de laboratorio, agencias de cobro y un servicio de copias que utilizamos al hacer copias de su registro médico. Cuando se contratan estos servicios, es posible que se divulgue su información médica a nuestro socio comercial para que pueda realizar el trabajo solicitado y facturarle a usted o a su tercero pagador en concepto de los servicios prestados. Sin embargo, para proteger su información médica, le exigimos a nuestro socio comercial que proteja su información de manera adecuada.

Notificación: podemos utilizar o divulgar su información para notificar o ayudar a notificar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su atención sobre su estado general.

Comunicación con la familia: los profesionales de la salud, según su mejor criterio, pueden divulgar a un familiar, otro pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona que usted identifique, información médica relevante para la participación de esa persona en su atención o el pago relacionado con su atención.

Investigación: podemos divulgar información a investigadores luego de que su investigación haya sido aprobada por una junta de revisión institucional, la cual haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para garantizar la confidencialidad de su información médica.

Procedimientos judiciales y administrativos: podemos divulgar su información médica en el transcurso de cualquier procedimiento judicial o administrativo.

Información de la persona fallecida: podemos divulgar su información médica a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias.

Seguridad pública: podemos divulgar su información médica a las personas correspondientes para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad de una persona en particular o del público en general.

Funciones gubernamentales especializadas: podemos divulgar su información médica para fines militares, de seguridad nacional y servicios de protección.

Organizaciones de obtención de órganos: de acuerdo con la ley vigente, podemos divulgar información médica a organizaciones de obtención de órganos u otras entidades dedicadas a la obtención, el almacenamiento o el trasplante de órganos a los fines de la donación y el trasplante de tejidos.

Otros servicios de atención médica: podemos comunicarnos con usted para brindarle recordatorios de citas o información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan interesarle.

Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA): podemos divulgar a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) información médica relacionada con eventos adversos a causa de alimentos, suplementos, productos y defectos del producto, o información de control posterior a la comercialización para permitir retiros, enmiendas o reemplazo de productos.

Indemnización laboral: podemos divulgar información médica conforme a lo autorizado y lo necesario para cumplir con las leyes sobre indemnización laboral u otros programas similares establecidos por ley.

Salud pública: según lo exija la ley, podemos divulgar su información médica a las autoridades judiciales o de salud pública encargadas de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.

Institución correccional: si usted está preso en una institución correccional, podemos divulgar a la institución o sus agentes la información médica necesaria para el cuidado de su salud y la salud y seguridad de otras personas.

Cumplimiento de la ley: podemos divulgar determinada información médica a los fines de aplicación de la ley, según lo exigido por ley o en respuesta a una citación válida.

Cambio de dueño: en caso de que esta organización se venda o se fusione con otra organización, su información médica pasará a ser propiedad del nuevo dueño.

Otras divulgaciones: la ley federal estipula que su información médica se divulgue a un organismo de supervisión sanitaria, una autoridad de salud pública o un abogado según corresponda, siempre que un integrante del personal o un socio comercial considere de buena fe que hemos participado en una conducta ilegal o que hemos violado los estándares clínicos o profesionales, posiblemente poniendo en peligro a uno o más pacientes, trabajadores o al público en general.

Actividades de recaudación de fondos: podemos utilizar su información médica para comunicarnos con usted a los fines de recaudar dinero como parte de una campaña de recaudación de fondos. Podemos divulgar su información médica a una fundación relacionada con el centro, de modo que la fundación pueda comunicarse con usted a los efectos de recaudar dinero para el centro.

Comercialización: podemos comunicarnos con usted para brindarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan interesarle.

Supervisión sanitaria: podemos divulgar información médica protegida a un organismo de supervisión sanitaria para realizar actividades autorizadas por ley, como auditorías, investigaciones e inspecciones. Los organismos de supervisión que requieren esta información incluyen organismos gubernamentales que controlan el sistema de atención médica, los programas gubernamentales de beneficios, otros programas gubernamentales regulatorios y las leyes sobre derechos civiles.

Abuso o negligencia: podemos divulgar su información médica protegida a una autoridad de salud pública avalada por ley para recibir informes sobre abuso o negligencia.

Usos y divulgaciones exigidos: según la ley, debemos divulgarle información y, conforme lo requiera el secretario del Departamento de Salud y Servicios Sociales, a los efectos de investigar o determinar nuestro cumplimiento de los requisitos regulatorios federales de confidencialidad y seguridad.

Divulgaciones que requieren su autorización:

Los usos y las divulgaciones de su información médica protegida que no sean los indicados anteriormente se efectuarán únicamente con su autorización por escrito, a menos que la ley lo permita o exija lo contrario según se describe en esta notificación. Puede revocar dicha autorización en cualquier momento, por escrito, salvo que su médico o el consultorio médico haya tomado alguna medida basándose en el uso o la divulgación que se indican en la autorización. Los tipos de divulgaciones que requieren su autorización incluyen: 1) divulgación de notas de psicoterapia, excepto a los fines del tratamiento, pagos u operaciones de atención médica; 2) actividades de comercialización que estén subsidiadas o por las cuales recibamos alguna remuneración, y 3) venta de información médica protegida.

Vigente desde: 8/2013; rev. 12/2016, 11/2017